Onder de personeelsdocumenten is er een dieelke werkgever moet worden gevraagd bij het solliciteren naar een baan. Dit belangrijke document is een werkboek. Het weerspiegelt het hele levenspad van de werknemer. Het eerste item in de werkmap wordt in de regel gedaan aan het begin van de duur van de service op de eerste werkplek. Meestal gebeurt dit na de beëindiging van een onderwijsinstelling. Jonge specialisten die de bagage van theoretische kennis hebben ontvangen, worden naar de ondernemingen van het land gestuurd om hun vaardigheden in de praktijk te oefenen.
Het vullen van documenten begint met de titelsheet. De invoer in de werkmap wordt gedaan door een specialist van de personeelsdienst van het bedrijf op basis van de persoonlijke documenten van de werknemer: paspoort, certificaat of diploma over het einde van een onderwijsinstelling. Vervolgens wordt op de eerste pagina een melding gemaakt over het ontvangen onderwijs vóór het inhuren. Elk werkboek bevat vier secties, die moeten worden ingevuld. De eerste hiervan is het rangnummer van de records. Daarna volgt het tweede gedeelte - de datum van het invoeren van de volgende tag. In de derde sectie wordt de invoer zelf rechtstreeks in het werkboek ingevoerd. Dit kan informatie zijn over onderwijs, militaire dienst, werk, ontslag of overdracht. Het laatste (vierde) gedeelte bevat de redenen voor het maken van de overeenkomstige invoer. In deze hoedanigheid kan een diploma, militair ticket of een order met verplichte vermelding van het serienummer en de datum van uitgifte (of publicatie) worden uitgegeven. De invoer in de werkmap moet zeker worden gedaan in een leesbaar handschrift en bij voorkeur zonder correcties.
Om het personeel te helpen, een specialeen instructie die de regels bevat voor het onderhoud en de voltooiing van een dergelijk document. Het beschrijft in detail alle vereisten en voor elk specifiek geval wordt een voorbeeld gegeven van een record in de werkmap. Alle records, zonder uitzondering, moeten strikt in overeenstemming zijn met de bovenstaande voorbeelden zonder enige "vrijheden" van verschillende soorten. Elke informatie over veranderingen in de werkzaamheden van de werknemer moet duidelijk worden vastgelegd en volledig overeenkomen met de realiteit. Bevestiging is het document (bestelling), op basis waarvan het is gemaakt. De formulering van de bestelling moet noodzakelijkerwijs overeenkomen met het record. De laatste kolom geeft de datum en het nummer van het document aan. Ze bieden de mogelijkheid om de informatie te bevestigen door te controleren met de archiefgegevens.
De werkmap bevat niet alleen records vanpersoneelsbewegingen, maar ook gegevens over incentives en beloningen van medewerkers. Speciale pagina's zijn hieraan gewijd. Ze worden ook ingevuld in overeenstemming met de voorbeelden die in de instructie worden gespecificeerd.
Meestal in het werkboek van elke medewerkerer worden twee soorten boekingen gemaakt: bij aanwerving of bij ontslag. Informatie over toelating geeft meestal kort de essentie weer van de gegeven opdracht. Ontslag kan om verschillende redenen zijn. Het is de personeelsfunctionaris die, rekening houdend met de omstandigheden, de tekst van de bestelling bepaalt met vermelding van het overeenkomstige artikel van de arbeidswet. Als er sprake is van een ontslag van de eigen wil, wordt de vermelding in de werkmap duidelijk ingevuld, met opgave van de reden en de wettelijke basis. De reden in dit geval is de wens van de werknemer zelf, en 77 artikelen van de arbeidswetgeving van de Russische Federatie worden gebruikt als wettelijke basis. Dit artikel bevat 11 items. Zij vermelden de omstandigheden waarin de werknemer de wens heeft uitgesproken om de eerder gesloten arbeidsovereenkomst te beëindigen. Bij het invoeren van een record in het document is de personeelsfunctionaris verplicht om de relevante clausule van het artikel aan te geven op basis waarvan de arbeidsbetrekkingen tussen de partijen worden beëindigd.
Het is wenselijk dat alle records worden ingevoerd in de bevallinghet boek zonder correcties. Maar soms, als gevolg van onoplettendheid van werknemers van de personeelsdienst, kunnen fouten worden gemaakt. In dit geval moet de HR-specialist het probleem dienovereenkomstig corrigeren, zodat ze in de toekomst geen problemen voor de werknemer kunnen creëren wanneer deze op een nieuwe plaats worden geplaatst of wanneer een pensioen wordt uitgegeven na het einde van de werkzaamheden.
