Toegang is wat? Een database maken in Microsoft Access

Elke gebruiker van computergebaseerde systemenWindows weet dat de standaard Microsoft Office-suite voor elke versie een unieke Access-editor bevat. Wat voor soort programma, hoe ermee te werken, nu en zal worden overwogen. Uiteraard worden hier alleen de eerste elementen gegeven, aangezien de beschrijving van absoluut alle mogelijkheden van de toepassing meer dan één pagina in beslag neemt.

Wat is toegang?

Wat is dit programma? Access is een volledig systeem voor het werken met databases van elk type op basis van het relationele model met de mogelijkheid om dynamisch gegevens uit te wisselen met andere applicaties of online publicaties. Het voorziet in het gebruik van automatiseringstools voor het verwerken van informatie van welke aard dan ook, die in een gestructureerde vorm wordt gepresenteerd.

Bovendien is Access ook een pakket waarinondersteuning voor ActiveX-besturingselementen wordt geboden, waardoor de mogelijkheden van het programma aanzienlijk worden uitgebreid in termen van het feit dat het niet alleen tabulaire of tekstuele componenten, maar ook multimedia en objecten op internet kan gebruiken. Verbindingen tussen databases (DB) die in de toepassing zijn geïnstalleerd, maken het nauwkeurig volgen van wijzigingen in elk van hen mogelijk, met automatische aanpassing van parameters in andere.

De belangrijkste richtingen in het gebruik van de applicatie

Niet verrassend, Microsoft Access in de meestecases worden gebruikt om de analyse van enkele processen in de boekhouding, het bedrijfsleven, enz. volledig te automatiseren. Dankzij de universele structuur kan het programma het uiterlijk van de zogenaamde gegevensredundantie elimineren, wanneer u een parameter moet wijzigen niet door een nieuwe in te voeren, maar door de oude te corrigeren , en zodat de wijziging wordt weergegeven in alle gerelateerde databases.

Bijvoorbeeld in een onderneming die Access gebruiktboekhouding van leveranciers, klanten en evenementen waarbij zij betrokken zijn. Bij één leverancier veranderen de bankgegevens. Het is voldoende om ze in de database te wijzigen, omdat de automatische aanpassing van invloed is op alle andere databases. De gegevens worden vervangen, in plaats van nieuwe samen met de bestaande in te voeren. En deze verandering zal dezelfde gerelateerde gebeurtenissen beïnvloeden. Dat wil zeggen dat de gebruiker in zekere zin volledige automatisering ontvangt.

Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor voorraadbeheer. Wanneer een groep goederen wordt verkocht via de juiste afdeling van de onderneming, worden artikelartikelen automatisch afgeschreven in de database van de goederen die op voorraad zijn. Maar dit zijn de eenvoudigste voorbeelden. In feite heeft de applicatie veel meer mogelijkheden.

Microsoft Access Structure

Wat het gemak van werk betreft, wordt dit bereikt door de aanwezigheid van de belangrijkste elementen die een cruciale rol spelen bij de analyse en verwerking van databasegegevens. Een van de belangrijkste elementen zijn de volgende:

• Een tabel is een element dat basisinformatie opslaat in een specifiek formaat (numeriek, tekstueel, grafisch, enz.);
• verzoek - middelen om toegang te krijgen tot gerelateerde items, andere databases of programma's van derden;
• vorm - de presentatie van informatie of gegevens in een gebruikersvriendelijke vorm;
• rapport - uitvoer van verwerkte resultaten;
• een macro is een uitvoerbaar element waarmee u bepaalde acties kunt uitvoeren wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, een query maken, een rapport genereren;
• module - Visual Basic-taalhulpmiddelen waarmee u de mogelijkheden van het programma aanzienlijk kunt uitbreiden op basis van het maken van procedures en het gebruik van talloze functies.

Communicatie met andere programma's en externe databases

Zoals u ziet, is Access een programmawaardoor u niet alleen uw eigen gegevens kunt gebruiken die door de gebruiker zijn ingevoerd, maar ook om ze met elkaar te verbinden. De mogelijkheden van de applicatie zijn zodanig dat de informatie kan worden geïmporteerd vanuit andere applicaties (FoxPro, Paradox, Excel, Word, etc.). Om de procedures te vereenvoudigen, kunnen de gegevens niet worden geïmporteerd, maar zijn ze niet alleen gekoppeld aan de opgegeven programma's, maar ook aan bronnen in een netwerkomgeving of op internet.

Het bindproces zelf is gebaseerd op query's op basis van hoe SQL-databases werken (Access ondersteunt deze ook).

Een database maken op basis van sjablonen

In Access is de tabel het belangrijkste element. Qua uiterlijk lijkt dit onderdeel erg op Excel-spreadsheets, maar de Access-mogelijkheden zijn veel breder en de principes van het werken met dergelijke elementen hebben hun eigen onderscheidende kenmerken.

Creëer echter uw eigen database wanneerHet starten van het programma kan vrij eenvoudig zijn. Nadat het welkomstvenster verschijnt, krijgt de gebruiker de keuze uit sjablonen, op basis waarvan de toekomstige databasestructuur in de vorm van een tabel wordt gemaakt. Dit is de zogenaamde Backstage-weergave. Hier kunt u ingebouwde blanks vinden die nuttig zijn voor specifieke taken, of verwijzen naar de zoekopdracht op de officiële Microsoft-resource, als geen van deze in de lijst overeenkomt met de behoeften van de gebruiker (hoewel dit onwaarschijnlijk is).

Nadat u een sjabloon hebt geselecteerd, moet u deze opslaan als een bestand en de locatie en naam opgeven, waarna de toepassing automatisch de gewenste tabelstructuur genereert.

Database vanaf nul

Als de gebruiker niets heeft gekregen en hij wilmaak zelf een database, selecteer bij het aanmaken van een nieuw bestand de lege database in het bijbehorende menu. Er zijn enkele beperkingen om te overwegen. Desktop-databases ondersteunen bijvoorbeeld niet online publiceren en webdatabases passen niet in een aantal van de vorige functies.

Door de eerste tabel te maken, kunt u naargegevensinvoer. Houd er rekening mee dat gegevens uitsluitend in aangrenzende kolommen en rijen kunnen worden ingevoerd. Voeg ook geen lege cellen toe in overeenstemming met het type Excel. Bovendien is de belangrijkste voorwaarde dat elke kolom gegevens van slechts één type moet bevatten, dat wil zeggen dat als het formaat aanvankelijk het gebruik van datum en tijd omvat, informatie met berekeningen op basis van de in de kolom ingevoerde exponent niet wordt herkend. Dus, indien mogelijk, moet u vanuit dit perspectief een tafel plannen. Om het werk te vereenvoudigen, kunt u een speciale constructormodus gebruiken.

Nuances van het importeren en binden van gegevens met andere bronnen

Wat de gegevensimport betreft, hier zijn de mogelijkhedenprogramma's zijn vrijwel onbeperkt. De belangrijkste voorwaarde is dat de geïmporteerde gegevens worden uitgesplitst op type tabelgegevens (zoals tabellen in Excel of Word). Als de import is gemaakt, bijvoorbeeld in de tekstversie vanuit Kladblok, kunt u een vergelijkbare structuur maken met behulp van een tabblad (Tab-toets).

U kunt ook SharePoint-lijsten gebruikenkoppel gegevens om het werk te vereenvoudigen. Gebruik hiervoor een speciale opdracht op het tabblad externe gegevens in de import- en koppelingsgroep. Kant-en-klare oplossingen worden hier aangeboden (Excel, Word, enz.). Wanneer u selecteert, hoeft u alleen de locatie van het gewenste bestand op te geven, de opslaglocatie in de huidige database en de keuze te bevestigen.

conclusie

Dit is de Access-applicatie. Het programma is erg populair bij een groot aantal gebruikers, omdat de ontwikkelaars ervan hebben geprobeerd de mogelijkheden van andere softwareproducten van dit type erin te maximaliseren. En dit maakte deze applicatie zeer flexibel bij het instellen en geautomatiseerd toepassen van de meeste functies. Er moet nog worden toegevoegd dat Access een zeer krachtige gegevensverwerkingstool is, hoewel hier alleen de meest elementaire informatie over de toepassing werd overwogen.