Een officieel document is wat? Concept en typen

Documenten bestaan al lang geleden. Ze verschenen samen met het schrijven. De belangrijkste functies van documenten zijn de fixatie en daaropvolgende overdracht van informatie, het vastleggen van informatie en het bewaren ervan. Bij de uitvoering van deze taken worden verschillende, inclusief officiële documenten gebruikt. De gebieden van het sociale leven waarin ze worden gebruikt, zijn zeer divers.

classificatie

Zoals hierboven werd vermeld, worden verschillende levenssferen gebruikt, waaronder officiële documenten. wat zijn er nog gegevensdragers? Papers kunnen persoonlijk zijn. Dergelijke documenten worden gemaakt buiten de officiële activiteiten of het uitvoeren van publieke taken. Ze omvatten correspondentie, dagboeken, memoires.

Officieel document

RF - een land met een speciale staatsstructuur. Op zijn grondgebied is er wetgeving, machtstakken, overheidsinstanties. Als basis voor de activiteiten van laatstgenoemde officiële voorschriften. Deze handelingen voorschrijven de voorwaarden voor de werking van de instellingen, de grenzen van hun bevoegdheden, verantwoordelijkheden, rechten, de verantwoordelijkheid van de ambtenaren. Hun creatie - een moeizame en tijdrovende werk. Officiële documenten wetten, normen, regels, bestellingen, bestellingen en ga zo maar door. De meesten van hen zijn leidinggevend.

Papiersoorten

Afhankelijk van de opnamemethode, worden de volgende onderscheiden:

Een tekstdocument. Dit is een handeling waarbij er verbale informatie is. Het wordt opgenomen door elk geluidsopnamesysteem of elke andere letter.
elektronisch officieel document. Dit is het een handeling gemaakt en gelezen met behulp van een computer.
getikt officieel document. Dit is het een handeling, waarvan de oprichting met behulp van technische middelen wordt uitgevoerd.
handgeschreven officieel document. Dit is het papier waarop de tekens met de hand worden aangebracht.

Deze categorieën handelingen worden gebruikt in de activiteiten van ondernemingen, autoriteiten. Kantoorservices verwerken en slaan documenten op.

Management papieren

Afhankelijk van de houding tegenover het administratief apparaat van een onderneming of een instantie, worden de volgende documenten onderscheiden:

Inbox.
Internal.
Uitgaand.

Handelingen verschillen ook in het niveau van toegangsbeperking. Volgens deze functie zijn documenten:

Secret. Ze zijn gemarkeerd met een speciale stempel. Om met dergelijke documenten te werken, hebt u een speciale vergunning nodig.
Eenvoudig.
Kantoorgebruik. Deze handelingen zijn ook gemarkeerd met de juiste stempel. Ze worden gebruikt door werknemers van een autoriteit of onderneming.

Mate van authenticiteit

Op basis hiervan zijn documenten onderverdeeld in:

De originelen.
Duplicaten.
Exemplaren.

Het origineel van de act - de eerste of enigekopie die rechtskracht heeft. Het origineel is gecertificeerd door een met de hand geschreven handtekening van de officiële, goedgekeurde, gestempeld en heeft een registratie-index. In het origineel is er een verplichte aanwezigheid van informatie die de authenticiteit ervan bevestigt. Het kan bijvoorbeeld informatie zijn over de plaats, het tijdstip van creatie. Duplicaat - herhaalde kopie van het origineel. Dit document is ook juridisch bindend. Het wordt uitgegeven in geval van verlies van het origineel. Een kopie is een handeling waarbij de informatie van het origineel volledig is gereproduceerd, de externe functies ervan. Het heeft echter geen juridische waarde. Een kopie kan speciale details bevatten die de overeenstemming met het origineel bevestigen. In dit geval verwerft het juridische kracht.

Opslag- en overdrachtsmethode

Voor elk officieel documentzet je tijd in het archief. De handelingen kunnen permanent, tijdelijk (tot 10 jaar) of langdurig (meer dan 10 jaar) zijn. De termijn wordt bepaald door het Federale Archief en wordt vastgesteld in de lijst met documenten. Afhankelijk van de overdrachtmethode zijn er:

Letters.
Telefoon berichten.
Telegrammen.
Faksogrammy.
Telexen.
Elektronische communicatie.

inhoud

Elk officieel document wordt gebruikt voor specifieke doeleinden. Beheershandelingen afhankelijk van de inhoud kunnen zijn:

Organisatorisch en administratief. Deze omvatten met name de statuten, voorschriften, bevelen, besluiten, instructies, voorschriften, personeelsbezetting, enzovoort.
Referentie en informatief. Deze categorie omvat telegrammen, brieven, verklarende, officiële, memoranda, handelingen, referenties en ga zo maar door.
Papier op het personeel. Deze omvatten persoonlijke bestanden, bestellingen, arbeidsregistraties, verklaringen, contracten, cv's, vragenlijsten, specificaties, enzovoort.

structuur

Er zijn twee componenten waaruit de official bestaatdocument. Dit is een informatief en juridisch element. In de vroege jaren 70. in de archiefwetenschap werd een nieuw concept geïntroduceerd. Ze werden de term 'documentinformatie'. Daaronder moet publieke informatie worden verstaan of verwerkt op het niveau van menselijke denkvormen en soorten verschillende gegevens en worden vastgelegd op een tastbaar medium voor verwerking en opslag. Door de bestaande definities van het document te analyseren, worden verschillende benaderingen voor de interpretatie ervan benadrukt. Hij is:

Materieel object.
Informatiedrager.
Gedocumenteerde informatie.

afspraak

Documentdefinities die in de praktijk worden gebruiktbenadrukken de informatieve essentie. De handeling, het weergeven van informatie, zorgt dus voor hun behoud en accumulatie. Tegelijkertijd gaat het document uit van de mogelijkheid van verdere overdracht van informatie aan andere personen, het herhaalde gebruik ervan. Het is een gegevensdrager en vormt een integraal onderdeel van de interne organisatie van elk bedrijf, elke organisatie en elk bedrijf. De informatie wordt gebruikt bij het nemen van administratieve beslissingen, gebruikt als bewijs van de uitvoering ervan en als bron voor generalisatie van informatie. Bovendien dient het document als materiaal voor referentie- en zoekactiviteiten. Als onderdeel van het management is dit het onderwerp van arbeid en het resultaat ervan, aangezien de beslissing wordt vastgelegd en vastgelegd in de wet.

benodigdheden

Het zijn verplichte elementen die op elk document aanwezig zijn. Deze omvatten in het bijzonder:

De naam.
Text.
Date.
De resolutie.
Algemene goedkeuring / goedkeuring.
Geadresseerde enzovoort.

Verschillende acts hebben een ander bedrag.details. Hun aantal wordt bepaald door het doel van het maken van het document, de vereisten die van toepassing zijn op de inhoud, het doel en andere factoren. In veel documenten is het aantal details strikt beperkt. Als een van de verplichte elementen ontbreekt of onjuist wordt aangegeven in de wet, kan deze ongeldig worden verklaard.