Taken van de officemanager

Vaak, vooral in kleine organisaties,een officemanager wordt een gewone secretaris genoemd. Dit bericht klinkt veel solide, maar het feit dat de taken van de officemanager verschillen van de secretarissen (hoewel ze zeker veel gemeen hebben), zelden geeft iemand om deze zaak.

Wat is de verantwoordelijkheid van deze medewerker? Allereerst omvatten de taken van een officemanager het werken met documenten. De medewerker aanvaardt de binnenkomende correspondentie, registreert deze, stuurt deze naar de geadresseerde en zendt deze zo nodig naar het archief. Hij aanvaardt ook aanvragen van andere werknemers, geeft ze door aan de handtekening van de CEO, certificeert ze met een zegel en geeft ze vervolgens terug. De taken van de officemanager omvatten het werken met interne documentatie: uitdraaien van bestellingen en hun registratie, opslag, verzending naar het archief en boekhouding, werken met uitgaande correspondentie. Indien nodig moet hij kunnen werken met alle kantoorapparatuur: faxapparaat, scanner, kopieermachine en ook typen en afdrukken van documenten. Het voorbereiden van een ruimte voor presentaties, het houden van notulen van vergaderingen, het ontmoeten en ontvangen van gasten en klanten van het bedrijf maken ook deel uit van de taken van een officemanager.

Vaak heeft de werknemer te maken mettraditionele secretariële taken: de distributie van uitgenodigde partners of managers in hotels, reservering van kamers, vliegtickets en treintickets. Afhankelijk van de specifieke kenmerken van het bedrijf, kan de officemanager zijn bedrijf ook vertegenwoordigen in zakelijke onderhandelingen, evenals een deel van de taken van de HR-manager uitvoeren: nieuwe werknemers vinden, stimulerings- en trainingsprogramma's creëren en solliciteren. Soms behandelt hij de implementatie van informatietechnologie, de ontwikkeling van nieuwe programma's.

De taken van een officemanager omvatten het volgende:

1. Wetgeving en regelgeving die de juridische, informatie- en bedrijfsactiviteiten van het bedrijf regelen.
2. Fundamentals van management, marketing, ondernemerschap en business.
3. De fundamenten van sociologie, psychologie, ethiek van zakelijke communicatie, werken met personeel en het publiek.
4. De procedure voor het opstellen van zakelijke voorstellen, rapporten, plannen, contracten en overeenkomsten.
5. Basisprincipes van management, de basisprincipes van ergonomie en arbeidsbescherming.

Naast de opgesomde taken, verantwoordelijkhedenOperations Manager bevat een inventarisatie van kantoor- en software die nodig is om verbruiksgoederen (kantoorbenodigdheden, papier en andere accessoires) lopen, die nodig zijn voor het werk van de medewerkers. Ook is hij verplicht van deze materialen te houden aan hun uitgifte te verzekeren, om te bepalen hoe te verkrijgen, organiseren en bijhouden van de betalingen voor benodigdheden. De taken van de office manager is om de toestand van de kantoorapparatuur, waaronder monitoren: een operationele uitdaging de knie te krijgen voor reparaties, tijdige vervanging van consumables (zoals patronen), wanneer het onmogelijk is om te herstellen is - de vervanging van kantoorapparatuur.

Afhankelijk van de regels die in het bedrijf zijn aangenomen, en de bijbehorendeDe grootte van de officemanager accepteert oproepen en faxen, stuurt ze door naar de juiste medewerker, verstuurt faxen en roept klanten en partners op, of beheert het werk van secretaresses, inclusief het volgen van de cultuur van hun spraak. De taken van de officemanager omvatten ook het bewaken van de sanitaire toestand van het kantoor zelf, het organiseren van geplande reparaties, het oproepen van technisch personeel om problemen op te lossen (bijvoorbeeld het vervangen van lampen of zinkende schakelaars).

Over het algemeen kan deze lijst toenemen ofte verminderen, afhankelijk van de werkplek. Daarom is het noodzakelijk om in de interviewfase te vragen wat de officemanager doet (de plichten van een werknemer in dit bedrijf).