Wat is elektronisch kantoorwerk?
Het feit dat 10 jaar geleden een uitzondering op de regel leek te zijn, wordt tegenwoordig de norm. Dit is van toepassing op vele gebieden van het menselijk leven, met name op zakelijk gebied.
Want hoe snel de voortgang ook verloopt,documenten waren en blijven erg belangrijk, misschien wel het belangrijkste onderdeel van economische en commerciële activiteiten, zowel van een grote onderneming als van een particuliere ondernemer, zelfs niet met ingehuurde werknemers. - een term die in toenemende mate wordt gebruikt in alle activiteitengebieden en niemand is verrast.
Waarom? Omdat de documenten letterlijk stapsgewijs het hele proces van activiteit registreren, de volledige hoeveelheid informatie die nodig is voor effectief werk.
Werken met documenten, vooral met hun grote volumes, is lang een soort struikelblok en reden voor grappen geworden, zowel leuk als niet zozeer.
Verlies van documenten, vertragingen en fouten in hunontwerp werd een soort trieste traditie. Om bovengenoemde problemen zo veel mogelijk te voorkomen en het proces van documentbeheer te versnellen, zijn de meeste grote en middelgrote ondernemingen recentelijk actief overgestapt op elektronisch documentbeheer en elektronisch kantoorwerk als geheel.
Deze twee concepten, hoewel afgeleid van de ander,maar nog steeds niet hetzelfde. Bijhouden van gegevens is het proces waarbij een document rechtstreeks wordt aangemaakt en er werk mee wordt georganiseerd: verder onderzoek, opslag en verplaatsingscontrole.
Namelijk, het proces van beweging is wat gewoonlijk documentstroom wordt genoemd: vanaf het moment van creatie of ontvangst van een document tot het einde van het werk ermee.
Ditzelfde werk lijkt te worden beheerst door dat proces, dat kantoorwerk wordt genoemd.
Officieel klinkt deze terminologie een beetjeHet is beangstigend, en in grote ondernemingen ziet de overvloed aan papieren documentatie er als volgt uit, waardoor er veel problemen ontstaan, zowel groot als klein. En juist dit maakt dat zelfs de meest conservatief ingestelde leiders hun kantoorwerk op elektronische rails vertalen en het hele proces "van en naar" bestrijken.
Maar het bleek het in landen te doenDe post-Sovjet-ruimte is niet zo eenvoudig! Lange tijd werd elektronisch records management aan de ene kant verwelkomd, aan de andere kant had het niet voldoende juridische kracht. De situatie werd enorm vergemakkelijkt door de invoering van een elektronische handtekening, die de garantie bood voor de authenticiteit en correctheid van het document.
Technische problemen zijn nog steeds vrij veel. Beginnend met softwarefouten en eindigend met het interne beleid van verschillende (vooral particuliere) bedrijven. Immers, voor de juiste uitwisseling van documenten in elektronische vorm, moeten beide tegenpartijen in deze geest werken, wat in de praktijk niet altijd gebeurt.
Vanwege dit, en ook vanwege het conservatieve verlangen"Verzekeren" vaak worden elektronische documenten op de planken neergelegd in de vorm van hun papieren kopieën. Maar toch worden ze merkbaar kleiner. En dit, samen met het automatiseren van de creatie van een document en het vergemakkelijken van de controle over zijn beweging, maakt het hele proces van administratief werk veel sneller en dus efficiënt. Bovendien spaart het ruimte in de kamer.
