De behoefte aan schriftelijk bewijsmateriaalBeslissingen zijn nodig in situaties waarin ze collectief worden genomen. Meestal wordt een record van gegevens zoals een protocol gebruikt om de loop van een gebeurtenis vast te leggen.
Het woord "protocol" heeft verschillende betekenissen - diter kan een vaste procedure zijn om in een bepaalde situatie te handelen, en een naar behoren uitgevoerd officieel document met gegevens over de sequentiële koers van discussie, debat en besluitvorming tijdens vergaderingen en conferenties, conferenties en vergaderingen. Er moet rekening mee worden gehouden dat deze verschillende vormen heeft, verschillend van opzet. Het protocol van de huurdersvergadering is een document van een iets andere categorie dan bijvoorbeeld het protocol van de onderzoeksautoriteiten of een andere toezichthoudende autoriteit.
Permanente / tijdelijke collegiale vergaderingenGemeenschappen (comités, aandeelhoudersvergaderingen, huurders, raad van bestuur) zijn onderworpen aan verplichte documentatie. Afhankelijk van de beslissing genomen door de voorzitter van de organisatie of groep, kunnen de notulen van de vergadering volledig worden bewaard (een grondig verslag van toespraken, debatten, vragen en antwoorden) of een verkorte vorm. In de regel houdt een secretaresse of een andere verantwoordelijke persoon tijdens een vergadering een register bij van alles wat er gebeurt, verzamelt verwant materiaal dat door de deelnemers is verstrekt en brengt ze vervolgens samen in één document.
Wat betreft de vereisten voor deze functionarispapier, ze zijn gemarkeerd in de staatsnorm voor de juiste procedure voor registratie. Zo moeten de notulen van de vergadering van eigenaars van huurders of vertegenwoordigers van andere groepen en organisaties, naast de naam van het document en de organisatie, de datum van het evenement en de agenda, informatie bevatten over de voorzitter, de secretaris en de aanwezigen.
Kortom, de presentatie van informatie lijkt eropals volgt: geluisterd - afgeleverd (s) - beslist / besloten. De nauwkeurigheid van de gepresenteerde gegevens wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Indien nodig kunnen deelnemers aan de vergadering zowel een volledig exemplaar van de notulen van de vergadering ontvangen als een uittreksel van een deel ervan.
Sommige nuances van informatiegegevens zijndocument dat de loop van collectieve vergaderingen van de bevolking weerspiegelt die in flatgebouwen leeft. In dit geval moeten de notulen van de vergadering van huiseigenaren gegevens bevatten over de vorm van het evenement (de feitelijke verzameling van personen of stemmen van afwezige stemmen over de agendapunten), het daadwerkelijke adres en gebied van de gespecificeerde afzonderlijke faciliteit, het aantal aanwezige en behorende stemmen.
Daarnaast de verplichte bijlage bij het documentis een lijst van de deelnemers (of hun vertegenwoordigers), met vermelding van het appartementnummer in bezit. Als de mening van de bewoners bij verstek is ontvangen, moet de aanvullende lijst niet alleen informatie over de persoon bevatten, maar ook zijn beslissingen over alle punten op de agenda. Het moet ook informatie bevatten over het document dat de eigendom of het bezit van een specifieke kamer in het huis bevestigt, evenals de wil van elke burger over de items die op de agenda staan in begrijpelijke en geaccepteerde formulieren (ik ga akkoord, niet mee eens, onthoud me). Alleen onder deze voorwaarde zijn de notulen van de huurdersvergadering geldig.
