De notulen van de vergadering - we stellen correct op
De notulen van de vergadering zijn een document dat deinformatie over de kwesties die tijdens de vergadering in overweging zijn genomen en de genomen beslissingen. Het verwijst naar de organisatorische en administratieve documentatie. De informatie in de notulen wordt door de secretaris van de vergadering of door een andere bevoegde persoon op basis van een dictafoon of handmatige opname ingevoerd. Voorafgaand aan de vergadering moeten alle nodige documenten worden voorbereid: de agenda, de deelnemerslijst, de teksten van de speeches en de concepten voor mogelijke oplossingen.
De notulen van de vergadering van de commissie of andere autoriteit kunnen volledig of in korte vorm worden verstrekt. Dit laatste omvat niet het verloop van de bespreking van de problemen die worden opgelost en lost alleen de genomen beslissingen op.
Een protocol in zijn volledige vorm omvat gewoonlijk twee delen- inleidend en eenvoudig. De inleiding bevat de namen (evenals de initialen) van de voorzitter, de secretaris en de deelnemers aan de vergadering, evenals de aanwezige personen. Als het aantal aanwezigen groter is dan 15, wordt er verwezen naar de verplichte volledige lijst met namen. Indien aanwezig voor verschillende autoriteiten, is voor elke functie en plaats van werk aangegeven.
Bovendien moet het inleidende gedeelte noodzakelijkerwijs de agenda aangeven, de kwesties in volgorde van belangrijkheid vermelden en de naam van de rapporteur voor elk nummer vermelden.
De notulen van de vergadering in hoofdzaak bestaan uit secties die in overeenstemming zijn met de agenda. De tekst van elk van de items is in de regel opgebouwd volgens een kort schema:
- Ze hebben geluisterd: naam.
- Opgelost (of besloten): Naam.
De samenvatting van elke spraak wordt opgenomenin de tekst van het protocol of bevestigd als een afzonderlijk materiaal (met een notitie in de tekst van het protocol met de juiste verwijzing). In het geval van stemmen worden de resultaten vermeld. De beslissing voor elk item moet in het protocol worden genomen.
De notulen van de vergadering moeten worden ondertekendvoorzitter, evenals de secretaris van de vergadering. De datum van de vergadering of vergadering wordt beschouwd als de datum van het protocol. Elk protocol krijgt een volgnummer apart voor de overeenkomstige protocolgroep, indien nodig met een alfabetische code. De nummering wordt uitgevoerd tijdens het groeiseizoen.
De notulen van de vergadering van de Raad van Bestuur hebben er hun eigen notulenfeatures. Algemene voorwaarden van dit document worden gegeven in de tekst van de federale wet "On Joint Stock Companies" (artikel 68). Bovendien, als de raad van bestuur op de vergadering keurt een besluit tot uitgifte aandelen (effecten), in overeenstemming met de Russische Federatie door de Standards uitgifte van effecten van het protocol van de vergadering goedgekeurd moeten de resultaten van de hoofdelijke stemming van alle leden van de raad weerspiegelen. Dit is de basis wettelijke vereisten voor protocol.
In de praktijk kan registratie van dergelijke protocollenverschillen enorm in de manier waarop ze zijn samengesteld en de mate van detail. Sommige protocollen komen overeen met het gedetailleerde transcript van de vergadering met de weerspiegeling van alle replica's en gestelde vragen. De vereiste voor een dergelijk protocol is meestal vastgelegd in de bepaling in de raad van bestuur.
Het andere uiterste is de uiterst korte staat van dienst van de vergadering, die alleen informatie bevat over de samenstelling van de deelnemers, de agenda, de formulering van de gestelde vragen en de genomen beslissingen.
De optimale optie is meestaliets daartussenin. Een overmatig gedetailleerd protocol wordt opgesteld, in de regel, op basis van audio-opnamen van de vergadering. Wanneer het wordt ontcijferd, kunnen er onnauwkeurigheden zijn die de betekenis van de problemen die worden opgelost, vervormen. Bovendien mogen we niet vergeten dat een aandeelhouder het recht heeft om kennis te nemen van de notulen van de vergadering. Bij het bespreken van commerciële aangelegenheden kan een gedetailleerd protocol veel informatie vastleggen die een commercieel geheim is.
Aan de andere kant, de buitensporige beknoptheid van het protocolkan gewone aandeelhouders leiden tot het idee van een formele aanpak en ontoereikende prestaties van de raad van bestuur. Het is wenselijk voor elke vraag om de initiatiefnemers en deelnemers aan de discussie, de annotatie van de toespraak, de essentie en de auteurs van de gestelde vragen aan te geven. Met deze aanpak kunt u onder meer de bijdrage van elke deelnemer effectiever beoordelen.
