Samenstelling van documenten over personeel, hun types. Wat zijn de orders voor het personeel?

Ongeacht de aard van de activiteit, ongeachtde organisatie werkt met mensen. Wettelijke registratie van werknemers is noodzakelijk in alle stadia van de arbeidsrelaties. De samenstelling van documenten over het personeel dat in deze gevallen is gecreëerd, omvat veel verschillende soorten documenten, voorschriften en persoonlijke gegevens.

De werkgever is niet alleen verplicht tot competent gedragdocumenten over de registratie van personeel, maar organiseren ook hun opslag, overdracht naar het archief en, indien nodig, vernietiging. Al deze acties moeten voldoen aan de huidige wetgeving.

Wat is er opgenomen in de samenstelling van documenten over personeel

Alle stadia van het verkeer van werknemers moeten worden weerspiegeld in de relevante artikelen. De samenstelling van personeelsdocumenten die de verplaatsing van personeel weerspiegelen, omvat het volgende:

• documenten met betrekking tot het zoeken en rekruteren;
• documenten die de huidige activiteiten van werknemers weerspiegelen;
• normatieve handelingen die het arbeidsproces en de personeelsrelaties reguleren;
• verschillende orders voor personeel, beide uitgegeven in een algemene vorm, en verenigd;
• documenten met persoonlijke informatie over werknemers;
• archiefdocumenten over personeel;
• persoonlijke boekhoudingsdocumenten en vragenlijsten;
• andere soorten documenten over personeel.

Regels voor de registratie van documenten over personeel

Personeel en secretariaatspersoneelondernemingen moeten zich de noodzaak herinneren om persoonlijke documenten te verstrekken in overeenstemming met de wettelijke voorschriften. De regels voorgeschreven in de wettelijke voorschriften van de onderneming mogen niet in tegenspraak zijn met de hogere orders.

Correcte uitvoering van persoonlijke documentende samenstelling van de onderneming wordt aangegeven in de bijbehorende instructie. Daarin met voorbeelden en referenties moeten alle nuances van fixeren op papierwerk met het personeel worden aangegeven. Deze normatieve handeling wordt uitgegeven en goedgekeurd door het management van de organisatie en is van onbepaalde aard.

Persoonlijke documenten kunnen zowel inelektronisch en in papieren vorm. Als de tekst met de hand wordt geschreven, is het noodzakelijk om de nauwkeurigheid van het handschrift te controleren en geen blots te maken. Elke gecorrigeerde fout moet worden bevestigd door de stempel van de organisatie en worden gecertificeerd door de handtekening van de manager.

Documenten over de registratie van personeel dragen vaakgeheime karakter, omdat ze persoonlijke informatie bevatten die door de wet wordt beschermd. Om met hen te werken is alleen een strikt gedefinieerde cirkel van specialisten toegestaan.

Orders voor personeel

In de documenten van de personeelsdienst zijn er twee soorten bestellingen:

• orders van de onderneming over de hoofdactiviteit, maar over het werk van werknemers;
• bestellingen op het personeel van het bedrijf.

Ze verschillen in ontwerp, proceduregoedkeuring, ondertekening en publicatie. Bovendien werken met de persoonlijke bestellingen het vaakst samen met personeel van de personeelsafdeling. Daar worden ze gescheiden van andere documenten opgeslagen. Dergelijke bestellingen maken deel uit van de documenten over het personeel van de organisatie.

De meeste persoonlijke bestellingen hebbenverenigde vormen. Het gemak van het werken met dergelijke vormen impliceert hun eenheid voor het bedrijf. Het verplichte gebruik van gestandaardiseerde formulieren is echter alleen voorgeschreven aan overheidsinstanties en budgetorganisaties. Ondernemingen met een andere eigendomsvorm mogen zich niet aan deze regels houden.

Onder persoonlijke bestellingen zijn de volgende meest voorkomende:

• opdrachten voor toelating en ontslag:
• verhuis- en overboekingsopdrachten;
• reisbestellingen;
• bestellingen voor alle soorten vakantie;
• voorschriften inzake certificering, opleiding en geavanceerde opleiding, enz.

Elke order op personeel wordt onder de aandacht gebracht van de medewerker op wie deze betrekking heeft. Als de werknemer het document om welke reden dan ook niet ondertekent, wordt er een handeling over opgesteld.

Alle persoonlijke bestellingen moeten slagen.verplichte registratie in een speciaal tijdschrift. Tegelijkertijd krijgen ze een nummer toegewezen, wat aangeeft dat ze zijn geregistreerd en dat hun uitvoering wordt gecontroleerd. Een kopie van de bestelling moet worden opgeslagen in een persoonlijk bestand, het originele document wordt een jaar apart bewaard, waarna het naar het archief wordt gestuurd of wordt vernietigd.

Bedrijfsdocumenten over personeel

In elke organisatie, afhankelijk van het formuliereigendom en andere functies, zal verschillende documenten creëren voor het personeel van de onderneming. Hun lijst moet worden vermeld in de instructies voor personeelsadministratie.

Meestal is het:

• personeelstafel;
• lijst met berichten;
• tewerkstellingsregisters en formulieren voor het formuleren van een lege baan
• kopieën van persoonlijke documenten van werknemers;
• persoonlijke gegevens en persoonlijke bestanden van personeel;
• officiële en andere instructies en arbeidscontracten van werknemers;
• bestellingen of bestellingen met betrekking tot de werknemers van het bedrijf voor de hoofdactiviteiten;
• documenten over het werk van de attestcommissie;
• aanwijzingen en andere documenten voor opleiding en professionele ontwikkeling;
• documenten over vakanties, transfers en dienstreizen;
• verschillende bestellingen of bestellingen van personeel;
• opmerkingen, verklaringen en postofficeaantekeningen van werknemers, enz.

Elk bedrijf bepaalt zelfstandig de benodigde soorten documenten voor personeel, evenals de manier waarop ze worden gemaakt en opgeslagen.

Registratie van een persoonlijk bestand

De belangrijkste en meest complete informatie over de werknemeropgenomen in zijn persoonlijk bestand. De samenstelling van de documenten en de kenmerken van hun verwerving worden onafhankelijk door elke organisatie bepaald en worden noodzakelijkerwijs beschreven in het regelgevingsdocument. U kunt kopieën van het papier zowel in directe als in omgekeerde volgorde naaien, of ze in groepen vormen.

Persoonlijke zaken kunnen worden uitgevoerd zoals de meestenmedewerkers van de organisatie, en uitsluitend op managers en toonaangevende specialisten. In de praktijk geven de meeste organisaties echter de voorkeur aan een set documenten en andere informatie over elke medewerker, ongeacht zijn positie en status.

Categorieën van documenten en hun kopieën voor opslag in het persoonlijke dossier van de werknemer:

• een vragenlijst of persoonlijk blad dient om elementaire biografische informatie te combineren;
• kopieën van identiteitsdocumenten ter bevestiging van opleiding en kwalificaties - paspoort, diploma, certificaten en certificaten;
• kopie van het arbeidsrecord;
• aanvraag tot acceptatie, overdracht en anderen;
• kopieën van alle bestellingen voor de medewerker;
• kopie van de arbeidsovereenkomst;
• andere persoonlijke documenten.

Elke medewerker heeft een aparte map,waarin de vermelde documenten en hun kopieën worden gearchiveerd. Persoonlijke bestanden worden gescheiden gehouden van andere personeelsdocumenten. Ze bevatten persoonlijke gegevens en mogen daarom niet toegankelijk zijn voor onbevoegde personen.

Persoonlijke kaart: hoe regelen?

Een uniforme persoonlijke medewerkerskaart is verplicht voor alle bedrijven, ongeacht hun eigendomsstructuur. Het is een basisdocument dat is bedoeld om medewerkers van de organisatie te rekenschap te geven.

Persoonlijke kaart bevat alle basisinformatie overeen medewerker. Het wordt meestal handmatig ingevuld, maar het is acceptabel om de primaire informatie in te voeren met behulp van technologie. Een persoonlijke kaart wordt altijd bijgehouden als de werknemer in de organisatie werkt. Bij het voltooien van het gedeelte mag de voering worden afgedrukt en geplakt.

Let op bij het invullen van een persoonlijke kaartop de referentiecodes. Ze worden rechts van die tabellen aangegeven, waarin informatie is verenigd. De informatie in deze secties moet overeenkomen met classificaties en andere regulerende documenten.

Persoonlijke kaarten worden apart apart opgeslagen.van andere persoonlijke documenten, in een kluis of in een metalen kast met een slot. Dit document bevat persoonlijke informatie en is onderhevig aan strikte boekhouding. Wanneer een werknemer vertrekt, wordt er een vermelding gemaakt en wordt er een persoonlijke kaart gemaakt voor archiefopslag.

Arbeidsverslag: registratie en opslag

De werkmap is een document dat bevestigtervaring, ervaring en functies van de werknemer. Het beheer ervan is voor iedereen verplicht. Het begint bij het begin van het werk en vergezelt de persoon in de toekomst tot zijn pensionering.

Verplichting om lege formulieren en bijlagen te kopenwerkboeken liggen op de boekhoudkundige organisatie. De medewerkers houden ze op hun plek en geven ze op verzoek aan de personeelsafdeling. Dit wordt vastgelegd in het juiste accountboek. De administratie wordt niet aangeraden om formulieren en lege invoegingen van werkrecords van onbekende oorsprong van werknemers te nemen.

Een werkboek wordt altijd alleen met de hand opgesteld. Invoer gebeurt met een pen met blauwe inkt. Als er een fout is opgetreden, moet deze worden gecorrigeerd en bevestigd door de handtekening van de administratie en het zegel van de organisatie. Alle ingevoerde informatie moet voldoen aan de wet en instructies.

Arbeidsgegevens worden gescheiden van anderen bewaard.documenten in de kluis. Het is verboden om ze uit te geven aan werknemers en in het bijzonder aan derden. Als een medewerker van de organisatie informatie over de vermeldingen in dit document nodig heeft, wordt er een kopie van alle pagina's gemaakt, vervolgens gestikt en wordt elke pagina gestempeld. In geval van ontslag wordt het arbeidsrecord dezelfde dag aan de werknemer gegeven.

Operationele opslag van persoonlijke documenten

Goede opslag van documenten op personeel- Een van de hoofdverantwoordelijkheden van personeelspersoneelsdiensten. De informatie die deze bevat, behoort tot de categorie persoonlijk en is niet onderworpen aan openbaarmaking. Bovendien moeten dergelijke documenten worden opgeslagen en verwerkt onder speciale voorwaarden.

Voordat u een arbeidsovereenkomst van de toekomst tekentwerknemer moet schriftelijke toestemming hebben voor de verwerking van persoonsgegevens. Een kopie van dit document is opgeslagen in een persoonlijk bestand of in een aparte map.

Alle documenten met betrekking tot persoonlijke gegevens moetenopgeslagen in isolatie van gewone papieren. Toegang tot hen is alleen toegestaan ​​aan specialisten van de personeelsafdeling en het eerste hoofd van de organisatie. Het is ten strengste verboden om persoonlijke gegevens van werknemers bekend te maken aan derden en organisaties. De uitzonderingen zijn de gerechtelijke en vervolgende instanties die een officieel gedocumenteerd verzoek hebben ingediend.

Om persoonlijke documenten op te slaan zijnaparte nomenclatuur van zaken. Mappen en dozen met documenten in kluisjes. Het is raadzaam om ze te isoleren van direct zonlicht en hoge temperaturen. Voor een groot aantal documenten is het raadzaam om een ​​speciale kamer toe te wijzen.

Persoonlijke bestanden, vragenlijsten en persoonlijke kaarten worden in operationele opslag bewaard zolang de organisatie samenwerkt met een specifieke medewerker. Na het bakken worden ze naar archiefopslag gestuurd.

Personeelsbestellingen worden een jaar bewaard.na hun publicatie. Officiële en andere instructies zijn onbepaald tot aan hun annulering. Het personeelsschema en het vakantierooster worden jaarlijks gepubliceerd en worden nog een jaar na de voltooiing van de actie opgeslagen in de personeelsafdeling of in de boekhoudafdeling.

Archiefopslag van personeelsdocumenten

Na het verstrijken van de operationele opslagpersoneelsgegevens worden verzonden naar het archief met personeelsdocumenten. Dit kan een afdeling van de organisatie zijn of een externe, meestal overheidsorganisatie.

De lijst met documenten die worden bewaard op lange termijn, is als volgt:

• persoonlijke zaken, vragenlijsten en persoonlijke kaarten van de ontslagen werknemers;
• niet-opgeëiste werkstaten en bijlagen;
• bestellingen en bestellingen voor personeel met een verlopen houdbaarheid;
• tijdschriften voor de registratie van het verkeer van personeelsdocumenten;
• personeelstafel;
• vakantie schema's;
• andere documenten, waarvan de noodzaak tot opslag door de wetgeving of een commissie wordt geboden.

Documenten in het archief stellen een stafofficier of secretaris samen. Het is mogelijk om bestanden en andere papieren gedurende een lange tijd te bewaren, zowel in de organisatie als onder het contract in een gespecialiseerde instelling.

Documenten in de map voor langdurige opslaggevormd door datum, beginnend vanaf het vroegste. U moet de fysieke veiligheid van het papier nauwlettend volgen en, indien nodig, een exemplaar maken en verzekeren. Alle vellen van de zaak zijn genummerd en genaaid, waarna een inventaris is gemaakt.

Documentmappen moeten strikt worden geplaatstbestelling. In de kamer is het noodzakelijk om de optimale temperatuur en lage luchtvochtigheid te handhaven, en om het binnendringen van direct zonlicht te voorkomen. Rekken moeten regelmatig worden gereinigd van stof en de kamer met de documenten worden verwerkt van knaagdieren en ander ongedierte.

Vernietiging van persoonlijke documenten

Ondanks lange opslag, documenten aanpersoneel kan worden vernietigd. Vóór deze procedure vindt een speciale commissievergadering plaats, die collectief de toekomst van persoonlijke documenten bepaalt.

Vernietiging gebeurt altijd strikt volgens de inventaris, in aanwezigheid van alle leden van de commissie. Dit kan branden, vernietiging door malen, persen en andere methoden.

De samenstelling van persoonlijke documenten is veelzijdig en divers. Medewerkers van personeelsdiensten en het management van bedrijven moeten weten hoe ze goed moeten worden gevormd, opgeslagen en vernietigd.