Servicenotitie, de procedure voor het schrijven en registreren ervan
Functies en doel
Een servicebon is een interne vormcorrespondentie en, afhankelijk van de inhoud kan informatie of rapportage pro-actief van aard zijn. Het beschrijft de positie van een onafhankelijke divisie of het hoofd van een probleem. Memo kunnen suggesties of verzoeken bevatten en eventuele regeringspartij, waaronder superior aangepakt.
Ondertekening en registratie
Servicenotities worden ondertekend door de directe chef van de eenheid. In het onderste deel van de linkerhoek moet de uitvoerder dit laten zien. Daar spelde hij zijn naam en telefoonnummer.
In de structurele eenheden, memo'sregistreren in het programma voor elektronische documentcirculatie. Ze krijgen een nummer toegewezen aan de eenheden op papier en op elektronische media. De nummering bestaat uit de afdelingsindex en het registratienummer.
De datum van de memo is het tijdstip van registratie. Het origineel met de resolutie van de leidende persoon wordt naar het hoofd gestuurd. Een kopie van de memo wordt teruggestuurd naar de artiest.
Een verscheidenheid aan service-aantekeningen
Het memorandum van overeenstemming is een type memo gericht aandirecte leider. Een memorandum wordt opgesteld wanneer het nodig is om de mening van de afdeling of het hoofd over een specifiek onderwerp weer te geven en concrete voorstellen te doen.
Afhankelijk van het doel en de inhoud van de notitie kunnen memoranda proactief zijn (in de vorm van opmerkingen en suggesties) of rapporteren (over de resultaten van de inspectie, tijdens een zakenreis).
De datum of tijdsperiode waarop dede informatie die is vastgelegd in het memorandum moet worden gemarkeerd in een aparte regel, opgenomen in de titel of aan het begin van de tekst. Een memorandum wordt ondertekend door de auteur-compiler.
Reikwijdte van Service Notes
Tekstgedeelte van de notitie en het rapportHet wordt aanbevolen dat de notitie uit 2 delen bestaat. Het eerste deel ervan - moet bestaan uit de feiten die als excuus dienden voor het schrijven ervan, en de tweede - uit de voorstellen en de relevante conclusies over het onderwerp.
Elk ontwikkeld document kan slechts één vraag bevatten. De uitzonderingen zijn protocollen, bestellingen, plannen, rapporten en synthesedocumenten.
De memo moet bevattengerechtvaardigde informatie die objectief, beknopt, correct, duidelijk en zonder onnodige herhalingen wordt gepresenteerd. Het tekstgedeelte is gemaakt in de vorm van een vaste tekst, een tabel, een vragenlijst of een combinatie van deze vormen.
De complexe vaste tekst van elk document zou dat moeten zijnbestaan uit logisch en grammaticaal consistente informatie over acties in het management, die tot uiting komen in de relevante bepalingen, regels, voorschriften en administratieve documenten.
De memo moet verplicht zijndetails en ongewijzigde volgorde van plaatsing: de auteur, de naam van het bedrijf en zijn code, index, datum, titel, hoofdtekst, visa, de handtekening van de contractant, markering op de uitvoering en richting van het document in de zaak.
De titel van de memo moet worden samengevat. Als het document verschillende problemen behandelt, kan de titel worden gegeneraliseerd.
Regels adresseren
Memo's zijn gericht aan organisaties diedivisies of een specifieke manager binnen de onderneming. In een document gericht aan veel vergelijkbare organisaties wordt de geadresseerde collectief aangeduid. Een memo mag niet meer dan 4 ontvangers bevatten.
conclusie
Alle uitgaande informatie in het kader van serviceopmerkingen moeten op verzoek worden verstrekt en alleen officieel worden verzonden. De verstrekte informatie moet worden ondertekend en goedgekeurd door de manager, waarvan de reikwijdte afhangt.
Alle memo's zijn onderhevig aan verplichte dateringen. De datum van het document en de dienstmerken daarop zijn een onmisbare vereiste voor elk document.
