Servicenotitie: een voorbeeld. Een memo maken

Op interne documenten van de organisatie, veelwerknemers weten alleen van horen zeggen - rapporten worden verward met officiële en zijn onjuist. Dit verstoort de prestaties van de hoofdfunctie van dergelijke documenten - officiële communicatie binnen het team, waardoor het onmogelijk is om in harmonie te werken. Dat is de reden waarom de kwestie van het opstellen van een officiële nota, de verschillen en gelijkenis met andere papers, de specificatie van het schrijven, relevant wordt.

terminologie

Memo - een communicatiemiddel tussenambtenaren, structurele afdelingen. Soms gedefinieerd als een document over de uitvoering van een taak / werk, hoewel het een ander karakter kan hebben. De voorbeelden die in dit artikel worden behandeld, weerspiegelen alleen de mogelijke inhoud van de notitie.

Officieel classifier managementdocumenten bevatten geen informatie op papier zoals een memo. Een voorbeeld van hoe het te schrijven is niet verstrekt, maar dit neemt niet weg dat een dergelijk document om een ​​aantal redenen wijdverspreid is op het gebied van de werkplek.

De redenen voor de noodzaak om te gebruiken

De memo staat bekend als vaak gebruiktondersteunend document. Het is haar verantwoordelijkheid om te zorgen voor communicatie tussen de elementen van het werksysteem, dat wil zeggen, de werknemers. Waarom is zo'n document zo populair? Veel werkmomenten kunnen en moeten worden opgelost zonder tussenkomst van leidinggevende posities - dit bewijst de autonomie en efficiëntie van afdelingen autonoom en als een systeem als geheel.

kenmerken

Verschil met de bovengenoemde memobestaat uit het feit dat dit laatste een oproep tot hogere rangen impliceert, en de memo, waarvan het voorbeeld hieronder wordt besproken, vormt een link op een horizontaal niveau. Dit kan een beroep zijn op de beheerder van een andere afdeling of het hoofd van een andere afdeling. In alle gevallen kunnen we, zolang de genoemde personen gelijkwaardige posities hebben, praten over de ambtsnota. Wanneer ongelijkheid optreedt, moet er een memo worden geschreven. Sommige van de hier gepresenteerde voorbeelden kunnen dubbelzinnige definities bevatten, de redenen hiervoor zullen later worden besproken.

Onderwerpmemo's

Meestal zijn memo's geschreven voor vragenondersteuning: informatie, zaken, logistiek of organisatie. Vaak kan een notitie een soort verzoek of suggestie bevatten. Voor elk van de structurele elementen wordt meestal een van de onderwerpen geprioriteerd en komt overeen met het gebied waarin het element zelf werkt.

registratie

Het ontwerp van het monument is hetzelfdeals het ontwerp van het rapport. Daarom verandert alleen de inhoud. Registratie van memo's wordt geregeld door GOST. Hiermee kunt u de eenheid van het ontwerp van alle managementdocumenten behouden.

Een voorbeeld van hoe een serviceaankondiging te schrijven:

Afdeling Informatietechnologie (aan de bovenkant van de pagina, aan de linkerkant)

Hoofd beveiligingsdienst (boven rechterkant) Lyubchenko R. L.

SERVICE OPMERKING

09/14/2015 № 11

Op vrijdag 17. 09. 2015 zal de materiële en technische basis worden vervangen. In dit verband vraag ik om toegang tot de volgende werknemers van de organisatie "AMIR" PE voor de uitvoering van deze werken:

1. Andeenko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Afdelingshoofd (aan de linkerkant) _rospis_ Antipov RD (aan de rechterkant)

Registratie van de kantoormemo suggereert een typisch papierformaat - A4.

voordelen

In wezen heeft een analoog van een spraakbericht, een memo, verschillende voordelen ten opzichte van de gebruikelijke werkcommunicatie:

• retentie schriftelijk;
• officiële documentatie;
• gemak in geval van overdracht van complexe informatie;
• de mogelijkheid om een ​​bericht tegelijkertijd over te dragen aan meerdere personen.

De logische consequenties zijn:

• gelegenheid om een ​​verklaring te bevestigen / ontkennen;
• een duidelijke verklaring van de taak en de duidelijke uitvoering ervan;
• tijdigheid van de implementatie;
• werk efficiëntie.

karakter

Het schrijven van de notitie kan als volgt zijn:

• informatief (bericht, kennisgeving, instructie, enz.);
• initiatief (verzoek);
• rapportage.

Een kantoornota, waarvan een voorbeeldhierboven verstrekt, is informatief van aard, aangezien het hoofd van een afdeling een ander op de hoogte stelt van het aankomende werk, en bovendien een eenvoudige instructie geeft over wat hij moet doen.

De laatste twee punten zijn vaak zij aan zij: het rapport is een reactie op het initiatief (verzoek).

structuur

Overweeg hoe u een memo op de juiste manier schrijft op basis van het bovenstaande voorbeeld. Dit document moet dus bevatten:

• de vereiste van de geadresseerde (in dit geval, de rol van deze werd uitgevoerd door het hoofd van de beveiliging);
• de naam van het document (de bijbehorende inscriptie was onmiddellijk voor de tekst);
• document datum;
• tekst;
• rekwisieten en handtekening van de geadresseerde (hoofd van de informatiedienst).

De tekst kan op zijn beurt ook op de structuur worden verdeeld. Waar, veel meer voorwaardelijk:

1. Het eerste deel definieert de basis en het motief van schrijven. De memo, waarvan het voorbeeld hierboven werd gepresenteerd, verklaart het verzoek in de eerste zin.
2. Het tweede deel geeft de essentie weer: in het voorbeeld gaat het achter de woorden "in communicatie ...".
3. Het derde deel is de finale. Het kan een verklaring van feiten, een voorstel of een verzoek bevatten.

Een kantoornota, waarvan een voorbeeld ons helptbegrijp de regels van registratie, combineert de tweede en derde delen in één. De scheiding wordt meer merkbaar in complexe kantoormemo's. Het derde deel verschijnt noodzakelijkerwijs in de antwoorddocumenten.

stilisatie

Hoewel gratis papier is toegestaan ​​voor dit papier,evenals voor alle andere managementpapieren, om te weten hoe een kantoormemo te schrijven, is het noodzakelijk om vrijelijk uw gedachten te uiten in een zakelijke stijl, omdat hij degene is die gewend is elke vorm van documentatie samen te stellen.

types

Hulpprogramma's hebben geen duidelijke classificatie, maar kunnen tegelijkertijd in soorten worden onderverdeeld.

Er is bijvoorbeeld een memo:

• over promotie;
• voor aankoop;
• over annulering, etc.

Elk type heeft zijn eigen spellingspecificatie. Voor een beter begrip van hoe een memo te schrijven, zullen ook voorbeelden worden gegeven.

In de lift

Salaris Verhoging OpmerkingHet kan nodig zijn voor werknemers die denken dat ze onvoldoende geldelijke beloning ontvangen voor hun werk. Het is logisch dat ze zich eerst tot hun baas wenden - ze zullen een memo schrijven.

Een memo van dit type is geschreven door het hoofdafdelingsmedewerker geadresseerd aan het hoofd van het management. Soms doet de personeelsafdeling dit ook. Vervolgens wordt het in eerste instantie doorverwezen naar de communicatieafdeling van de medewerker die een hoger salaris en een personeelsafdeling wil ontvangen. De redenen voor de verhoging van de lonen (veranderingen in het arbeidsvolume, kwalificaties van een werknemer, enz.) Moeten noodzakelijkerwijs een memo bevatten.

Het monster wordt hieronder weergegeven.

Materiële boekhoudafdeling

Algemeen directeur van PE "Agro Darin" Aninnikov G. L.

SERVICE OPMERKING

04/09/2013 № 45

St. Petersburg

Over salarisverhoging G. G. Furmanets

Galina Furmanets werkt in de noodtoestand "AgroDarina "vanaf 4 maart 2011 als een toonaangevende specialist van de afdeling boekhouding van materiële middelen. Ze is een bekwaam expert in haar werk en toont een hoge arbeidsproductiviteit, punctueel, verplicht en uitvoerend. Tijdens het werk heeft geen enkele disciplinaire actie ontvangen. In verband met het bovenstaande verzoek ik u het salaris van Galina Viktorovna Furmanets te verhogen van 23.000 roebel tot 25.000 roebel.

Hoofd van de afdeling boekhouding van materiële activa_handtekening_Galkin S. A.

Ophogen betekent niet alleen een verhoging van de lonen, maar kan ook een verplaatsing naar een hogere positie impliceren. De promotiememo is ook geschreven door het hoofd van de afdeling.

Dit is een belangrijke opmerking: dezelfde aantekening voor de directeur, dat wil zeggen, een briefje van de ondergeschikte aan de chef wordt als een lezing beschouwd.

Het hoofd van de afdeling kan een ondergeschikte aanbevelen voor promotie op basis van:

• zijn kwalificaties verhogen;
• hoger onderwijs (eerste / tweede);
• anciënniteit en werkervaring;
• voor uitstekende service.

Redenen moeten direct in de memo worden vermeld. Bijvoorbeeld het volgende.

Logistieke afdeling

Directeur-generaal van PP "Netfliks" Lyashenko S. Yu.

SERVICE OPMERKING

19 februari 2001 nr. 15

Moskou

Over promotie Belousovoj Yu. O.

Belousova Julia Olegovna werkt in PP "Netfliks"sinds 7 januari 1999 in de functie van administrateur van de afdeling logistiek. Zij is een gekwalificeerde specialist. De medewerker is leidinggevend en verantwoordelijk en onderscheidt zich door hoge prestaties en uithoudingsvermogen in stressvolle situaties. Op 15 februari 2001 ontving ze een master in Accounting and Audit. In verband hiermee beveel ik Belousova Yulia Olegovna aan om gepromoveerd te worden tot senior administrator.

Het hoofd van de afdeling materiaal en technische ondersteuning_signatuur_Elchaninov P.L.

Kopen

Onder de acquisitie wordt verstaan ​​de reparatie of vervanging van apparatuur. Een memo voor de aankoop wordt geschreven door de afdeling, die moet worden geactualiseerd materiaal en technische basis.

De memo, waarvan het voorbeeld hieronder wordt weergegeven, is opgesteld voor de aanschaf van een computer.

Afdeling personeelszaken

Het hoofd van de IT-afdeling van "Epam" LLC, D. M. Penkov

SERVICE OPMERKING

12 november 2009 № 4

Kharkov

Over het repareren (vervangen) van een computer

Ik meld dat met ingang van 6 november 2009, Tatjana Mashkina, een medewerker van de personeelsafdeling, een senior beheerder, regelmatig crasht op haar pc.

In verband met de bovenstaande reden, repareer of vervang deze pc zo snel mogelijk.

Het hoofd van de personeelsafdeling _podpis__ Chishenko V.T.

vakantie

De memotekst die hier wordt achtergelaten houdt niet inhet gevoel van pensionering, en het bellen van een werknemer van een vakantie is geschreven door het hoofd van de afdeling waarin de overeenkomstige werknemer wordt vermeld. Het geeft de reden voor de beoordeling aan. Het document wordt voorgelegd aan het hoofd van het bedrijf / de organisatie, hij moet op zijn beurt het antwoord schrijven - toestemming of afwijzing.

Het volgende is een voorbeeld van een dergelijke memo samen met het antwoord.

Vind het niet erg

Personeelsafdeling om de nodige documenten voor te bereiden__Sergeev 03/21/2014

Directeur-generaal van particuliere onderneming "Aukro" V. P. Sergeev

SERVICE OPMERKING

21/03/2014 № 1

Rekening houdend met de ziekte van de senior accountant van de afdeling boekhouding en auditing Morozova Tatyana Viktorovna, dien ik een voorstel in om de accountant Matveychuk Pavel Sergeyevna uit vakantie te bellen vanaf 03.22.2014

Het hoofd van de afdeling boekhouding en audit ___ Marinina R. A.

Opgemerkt moet worden dat in aanvulling op schrijven en ontvangeneen resolutie over de memo is vereist om toestemming te krijgen van de werknemer om zich terug te trekken uit vakantie. Dit moet ook officieel worden gedocumenteerd. Daarom is de memo slechts de eerste fase van dit proces.

Over bonussen

Toekenningsmemo is geschreven wanneerde baas wil de werknemer aanmoedigen voor productief werk. Vanuit het oogpunt van de werknemer is het proces van toekennen eenvoudig, maar voor de baas, vooral als de organisatie niet over een voorziening voor toekenning beschikt en er de voorkeur aan geeft zonder te doen, wordt het veel arbeidsintensiever. Maar een van de stadia van dit proces is in ieder geval het schrijven van een memo.

Eerst moet je de specificatie bestuderenondernemingen in dit opzicht - elk bedrijf heeft zijn eigen bonusvoorwaarden. Dit kunnen gespecificeerde gevallen zijn waarin een werknemer niet kan worden beloond (disciplinaire straffen, administratieve overtredingen, enz.), Bronnen van bonussen en dergelijke. Na een zorgvuldige studie kunt u direct doorgaan met schrijven.

De bonusmemo zou dat moeten doennoodzakelijkerwijs de redenen bevatten waarom het hoofd van de afdeling van mening is dat de werknemer moet worden aangemoedigd. Als de gunningsclausule duidelijke clausules bevat waarin wordt aangegeven wat voor soort beloning het waard is, is het proces veel eenvoudiger. Het hoofd kan de directeur alleen op de hoogte brengen van de implementatie van dergelijke en dergelijke punten. Dan is dit een mededeling. In een ander geval biedt het hoofd van de afdeling alleen aan om de werknemer te belonen en bepaalt hij zelf de hoogte van de bonus - opnieuw, rekening houdend met het systeem van materiële incentives van de organisatie.

Interessant is dat service-aantekeningen over bonussen staanvaak toegeschreven aan het rapport - zoals ze zijn geschreven in de naam van de hogere rang. Een soortgelijk dilemma doet zich voor met opmerkingen over het terugroepen van vakantie, over promotie, etc.

Afschrijven

Memo's om materialen af ​​te schrijvennodig wanneer het eigendom is beschadigd of het materiaal en de technische basis verouderd zijn. Dit soort documenten is nauw verwant aan de notities bij de acquisitie en is vergelijkbaar in specificatie: het hoofd van de afdeling schrijft bijvoorbeeld een soortgelijke aantekening naar de afdeling die werkt met beschadigde eigenschap (zoals in het computervoorbeeld: het bericht ging naar de informatieafdeling).

Hieronder is een voorbeeld van een dergelijke memo.

Afdeling Informatietechnologie

Hoofd van de auditafdeling van Troyanda LLC Sukhorukov D.D.

SERVICE OPMERKING

22/01/2006 Nr. 42

Kiev

Over het afboeken van een computer

Breng dit op de hoogteDe elektronische computer, die eigendom is van de afdeling informatietechnologie, is verouderd en is niet in staat om de capaciteiten te berekenen die voldoende zijn voor de volledige werkcapaciteit van deze afdeling.

In verband met de bovenstaande reden, vraag ik u om het bovenstaande eigendom als verouderd af te schrijven en de inkoopafdeling op de hoogte te stellen van de noodzaak om de materiële en technische basis aan te vullen.

Hoofd van de afdeling informatietechnologie _podpis__V. Chashchenko

De scheiding van memo's op type

Alle bovenstaande voorbeelden kunnen in twee typen worden verdeeld:

• memo over medewerker, directeur;
• memo naar elke afdeling.

Welk dilemma is het eerste puntal genoemd in dit artikel. Ondanks het feit dat er voldoende informatie is over het schrijven van een memo aan de regisseur, maar ook over voorbeelden en voorbeelden van schrijven, is dit in essentie niet helemaal waar. Zo'n principe kan alleen werken in bedrijfsorganisaties, waar alle afdelingen gelijk zijn, maar er is geen chef-overste. Het schrijven van notities tussen afdelingen wordt dan automatisch officieel in plaats van rapport. In alle andere gevallen wordt het ten zeerste aanbevolen om bij het schrijven van aantekeningen over het terugroepen van een werknemer van vakantie, over zijn bonussen, ontslag, promotie, de titel van het "Memorandum" document te gebruiken. Andere schrijfvereisten blijven hetzelfde.

Alle berichten verwijzen naar memo's.de rest zijn voorbeelden van afschrijvingen, overnames, etc. Ze geven een nauwkeuriger beeld van de aard van memo's: communicatie tussen gelijkwaardige afdelingen, waarvoor geen tussenkomst van het management vereist is.

opslagruimte

Servicenota's die rechtstreeks betrekking hebben op individuele werknemers worden opgeslagen in hun persoonlijke bestanden. De rest wordt naar de archieven van het bedrijf gestuurd.

De originelen van memo's kunnen nodig zijn bij het controleren van de organisatie door hogere autoriteiten: ze geven gedetailleerde informatie over de interne activiteiten van het bedrijf, de interactie van structurele elementen.

Ook kunnen memo's, als officiële documenten, een bewijs of weerlegging zijn in de procedure van een zaak.

Net als andere ondersteunende documenten kunnen memo's worden beschouwd als een soort aanvulling op de externe documentatie van het bedrijf.

Frequent gebruik van memo's dient als criterium voor het beoordelen van de algemene stemming van het bedrijf en zijn werknemers voor sociologen, marketeers en psychologen die werkzaam zijn in de organisatie van personeel.

Half zakelijk, half freestylehet opstellen van memo's weerspiegelt duidelijk de situationele relaties binnen het werkteam. De documentatie is niet bijzonder interessant tussen afdelingen, maar tussen specifieke medewerkers van afdelingen - het is minder gebruikelijk en dus meer intuïtief.